Virtual Impulse — Patricia van Gemert
Welserstraße 3, 87463 Dietmannsried, Duitsland
E-mail: support@virtual-impulse.com
Website: virtual-impulse.com
Versie 2.0 — 25 september 2026
Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) gelden voor advies, documentatie, AI-governance, proces- en eisenanalyses, taalondersteuning en daarmee samenhangende professionele diensten van Patricia van Gemert, handelend onder de naam Virtual Impulse (“Virtual Impulse”).
De diensten worden uitsluitend aangeboden aan klanten die handelen in de uitoefening van hun bedrijf of beroep in de zin van § 14 van het Duitse Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), en aan publiekrechtelijke rechtspersonen en publiekrechtelijke bijzondere vermogens. Deze Voorwaarden gelden niet voor consumenten.
De afzonderlijke verkoop van digitale producten, softwareabonnementen en het doorlopend beheren van klantsystemen vallen buiten deze Voorwaarden.
De offerte of projectovereenkomst beschrijft de diensten, op te leveren resultaten, het beoogde gebruik, de vergoeding en een eventueel overeengekomen planning. Offertes zijn vrijblijvend, tenzij ze uitdrukkelijk als bindend zijn aangeduid. Een overeenkomst komt tot stand wanneer Virtual Impulse de opdracht van de klant in tekstvorm bevestigt of partijen een projectovereenkomst sluiten.
Deze Voorwaarden worden vóór het sluiten van de overeenkomst beschikbaar gesteld en maken daarvan deel uit wanneer hun toepasselijkheid is overeengekomen. De op dat moment overeengekomen versie geldt; latere wijzigingen op de website wijzigen bestaande overeenkomsten niet automatisch.
Individueel overeengekomen afspraken hebben voorrang op deze Voorwaarden, ongeacht hun vorm. Een verwerkersovereenkomst heeft voorrang voor de verwerking van persoonsgegevens. Voorwaarden van de klant worden niet uitsluitend aanvaard doordat Virtual Impulse zonder bezwaar werkzaamheden uitvoert.
Tekstvorm omvat e-mail wanneer aan de eisen van § 126b BGB is voldaan. Partijen behoren wijzigingen en belangrijke goedkeuringen in tekstvorm vast te leggen. Wettelijke vormvereisten blijven onverlet.
Virtual Impulse voert de afgesproken diensten met professionele zorgvuldigheid uit. Adviesdiensten omvatten doorgaans analyses, aanbevelingen en ondersteuning. Wanneer een bepaald werkresultaat of resultaat is overeengekomen, blijven de afgesproken eigenschappen en toepasselijke wettelijke vereisten bindend.
Een bepaald commercieel voordeel, een goedkeuring door een toezichthouder, certificering of technisch resultaat wordt alleen toegezegd als dit uitdrukkelijk is afgesproken. Dit beperkt niet de verplichting om de overeengekomen diensten deugdelijk uit te voeren of de toepasselijke rechten van de klant bij gebrekkige uitvoering.
De diensten omvatten geen juridisch of fiscaal advies, wettelijk voorgeschreven audits, conformiteitsbeoordelingen of certificering. Verwijzingen naar wetgeving, normen en raamwerken bieden algemene oriëntatie en organisatorische ondersteuning, geen juridische beoordeling van het individuele geval van de klant of garantie op naleving.
Tenzij afzonderlijk afgesproken, configureert, implementeert, beheert of exploiteert Virtual Impulse geen klantsystemen, automatiseringen of agents en neemt zij geen operationele beslissingen namens de klant.
De werkzaamheden zijn gebaseerd op de afgesproken omvang en de tijdens de opdracht redelijkerwijs beschikbare informatie. Na afronding bestaat geen doorlopende plicht tot monitoring of actualisering, tenzij afzonderlijk afgesproken. Verplichtingen om gebrekkige uitvoering te herstellen blijven onverlet.
De klant verstrekt de informatie, geautoriseerde toegang, beslissingen en feedback die redelijkerwijs nodig zijn, juist en tijdig. Hij verstrekt uitsluitend noodzakelijke informatie en zorgt dat hij bevoegd is deze te delen. Virtual Impulse mag daarop vertrouwen, tenzij er aanleiding bestaat om eraan te twijfelen of controle ervan onderdeel is van de opdracht.
De klant blijft verantwoordelijk voor zijn zakelijke beslissingen en voor implementatie, goedkeuring en monitoring binnen zijn organisatie, behalve voor taken die uitdrukkelijk aan Virtual Impulse zijn toegewezen. Dit vermindert de verantwoordelijkheid van Virtual Impulse voor haar eigen diensten niet.
Partijen spreken aanvullende werkzaamheden, gewijzigde eisen, extra beoordelingsrondes en de gevolgen voor vergoeding of planning in tekstvorm af voordat die werkzaamheden beginnen. Herstel van eigen gebrekkige uitvoering door Virtual Impulse is geen afzonderlijk te betalen meerwerk.
Bij vertraagde medewerking van de klant passen partijen de betrokken termijnen redelijk aan, rekening houdend met de daadwerkelijke vertraging en beschikbare capaciteit. Extra vergoedingen vereisen een overeengekomen grondslag; vertraging leidt niet automatisch tot annuleringskosten of een aanspraak op het volledige projectbedrag. Wettelijke aanspraken blijven onverlet.
De vergoeding en de wijze van berekening staan in de offerte. Bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Btw wordt berekend wanneer dit wettelijk van toepassing is; voor grensoverschrijdende diensten gelden de toepasselijke btw-regels.
Voorschotten, termijnbetalingen en te vergoeden onkosten moeten worden afgesproken. Wanneer betaling wettelijk afhankelijk is van aanvaarding van een werkresultaat, blijft dat vereiste gelden.
Tenzij anders afgesproken, worden correct opgestelde facturen binnen 14 dagen na ontvangst betaald, maar niet voordat de vergoeding volgens de overeenkomst en het toepasselijke recht opeisbaar is. Wettelijke verrekenings- en opschortingsrechten blijven onverlet.
Bij betalingsverzuim mag Virtual Impulse de betrokken diensten na een redelijke betalingstermijn en voorafgaande aankondiging opschorten, voor zover dit evenredig is. Wettelijke vertragingsrente en andere wettelijke rechtsmiddelen blijven beschikbaar.
Overeengekomen bindende termijnen moeten worden nagekomen. Schattingen worden als zodanig aangeduid. Iedere partij informeert de andere onverwijld over omstandigheden die de uitvoering waarschijnlijk beïnvloeden.
Als een gebeurtenis waarvoor geen van beide partijen verantwoordelijk is de uitvoering tijdelijk verhindert, worden de betrokken termijnen verlengd met de periode die redelijkerwijs door de verstoring wordt veroorzaakt. De getroffen partij informeert de andere onverwijld en neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken.
Duurt de verstoring langer dan 30 dagen en verhindert zij de betrokken diensten in belangrijke mate, dan mag iedere partij het betrokken deel van de opdracht in tekstvorm beëindigen. Eerdere wettelijke beëindigingsrechten blijven onverlet. De gevolgen voor betaling en terugbetaling worden bepaald door het toepasselijke recht; deze bepaling geeft geen automatisch recht op vergoeding voor niet-uitgevoerde diensten.
Virtual Impulse mag AI-tools gebruiken ter ondersteuning van onderzoek, het opstellen van teksten, vertaling en visueel werk. Zij controleert haar eigen klantgerichte resultaten en neemt daarvoor verantwoordelijkheid binnen de afgesproken omvang van de opdracht. AI-uitvoer kan fouten bevatten en hoeft niet uniek of zelfstandig beschermd door intellectuele-eigendomsrechten te zijn.
Persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie worden alleen aan externe AI-diensten verstrekt wanneer dit vooraf is afgesproken en aan passende contractuele, beveiligings- en gegevensbeschermingsvereisten is voldaan. Algemene toestemming voor AI-gebruik is op zichzelf geen toestemming om dergelijke informatie te delen.
De klant is vóór operationeel gebruik verantwoordelijk voor passende goedkeuring, tests en toezicht, behalve wanneer die taken uitdrukkelijk onderdeel zijn van de opdracht. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de wettelijke verplichtingen van haar eigen rol, waaronder toepasselijke AI-transparantie- en AI-geletterdheidsvereisten. Een overeenkomst kan wettelijke verantwoordelijkheid niet wegnemen bij de partij op wie de wet die legt.
Door de klant rechtstreeks gecontracteerde diensten vallen onder de overeenkomst met de betreffende aanbieder. Virtual Impulse garandeert diens beschikbaarheid of prestaties niet. De verantwoordelijkheid voor eigen advies, verplichtingen bij de selectie en personen die zij voor de uitvoering van haar verplichtingen inschakelt, wordt geregeld in artikel 11.
Virtual Impulse mag geschikte, gekwalificeerde onderaannemers inschakelen en blijft verantwoordelijk voor hun uitvoering van haar contractuele verplichtingen. Vertrouwelijkheid en toepasselijke eisen voor verwerkers of subverwerkers moeten worden nageleefd.
Klantmaterialen en rechten van derden blijven bij hun respectieve rechthebbenden. Virtual Impulse behoudt haar bestaande materialen, methoden, sjablonen en knowhow, voor zover daarop wettelijke bescherming rust.
Na volledige betaling van de voor het betreffende resultaat verschuldigde vergoeding krijgt de klant een niet-exclusief, in tijd onbeperkt recht om dat resultaat voor het afgesproken doel te gebruiken en aan te passen. Dit omvat externe publicatie of verspreiding wanneer dat bij het afgesproken doel hoort, en het daarvoor noodzakelijke gebruik door personen die voor de klant werken. De klant zorgt dat deze personen de toepasselijke beperkingen naleven.
Herbruikbare materialen van Virtual Impulse die in een resultaat zijn opgenomen, mogen worden gebruikt voor zover nodig voor dat doel. Afzonderlijke doorverkoop, licentieverlening of verspreiding als zelfstandige sjablonen of producten vereist een afzonderlijke afspraak. Licentiebeperkingen van derden worden bekendgemaakt voordat de betreffende materialen worden opgenomen en moeten het afgesproken gebruik toestaan.
Deze bepaling creëert geen exclusieve rechten op materiaal dat wettelijk niet beschermbaar is. De klant is verantwoordelijk voor zijn latere wijzigingen en gebruik buiten het afgesproken doel; de aansprakelijkheid van Virtual Impulse voor eigen gebrekkige uitvoering blijft onverlet.
Beide partijen beschermen vertrouwelijke informatie die zij via de opdracht ontvangen en gebruiken deze uitsluitend voor het afgesproken doel. Dit geldt niet voor informatie die rechtmatig openbaar is, al rechtmatig bekend was, rechtmatig zonder geheimhoudingsbeperking van een andere bron is ontvangen of onafhankelijk is ontwikkeld.
Verstrekking aan adviseurs en dienstverleners is toegestaan wanneer zij de informatie nodig hebben en aan passende geheimhoudingsplichten zijn gebonden. Artikel 7 en toepasselijke gegevensbeschermingsvereisten blijven gelden. Wettelijk verplichte verstrekking wordt beperkt tot het noodzakelijke; waar wettelijk toegestaan wordt de andere partij vooraf geïnformeerd.
De geheimhoudingsplicht duurt voort tot vijf jaar na beëindiging van de opdracht. Bedrijfsgeheimen blijven beschermd zolang zij als zodanig beschermd zijn; wettelijke gegevensbeschermingsplichten blijven onverlet. Klantnamen, logo's en projectgegevens mogen alleen met voorafgaande toestemming van de klant als openbare referentie worden gebruikt.
Iedere partij voldoet aan de gegevensbeschermingsplichten die bij haar rol horen. Wanneer Virtual Impulse namens de klant persoonsgegevens verwerkt, sluiten partijen vóór aanvang de vereiste overeenkomst volgens artikel 28 AVG. Deze regelt instructies, beveiliging, subverwerkers, doorgiften en teruggave of verwijdering van gegevens.
Na afronding worden vertrouwelijke klantmaterialen volgens afspraak teruggegeven of verwijderd, met uitzondering van wettelijke bewaarplichten en noodzakelijke bewaring voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. Bewaarde materialen blijven beschermd en mogen niet voor andere doeleinden worden hergebruikt.
Virtual Impulse is onbeperkt aansprakelijk bij opzet en grove nalatigheid, voor schade aan leven, lichaam of gezondheid, binnen de reikwijdte van een uitdrukkelijk gegeven garantie en wanneer aansprakelijkheid wettelijk niet mag worden uitgesloten of beperkt, waaronder op grond van het Duitse Produkthaftungsgesetz waar van toepassing.
Bij lichte nalatigheid is Virtual Impulse aansprakelijk voor schending van een wezenlijke contractuele verplichting: een verplichting die essentieel is voor een behoorlijke uitvoering van de overeenkomst en op de nakoming waarvan de klant normaal gesproken mag vertrouwen. De aansprakelijkheid is in die gevallen beperkt tot de voor de overeenkomst gebruikelijke schade die bij het sluiten ervan redelijkerwijs voorzienbaar was. Voor het overige is aansprakelijkheid voor lichte nalatigheid uitgesloten, behoudens de eerste alinea.
Deze beperkingen gelden ook voor de persoonlijke aansprakelijkheid van personen die bij de uitvoering van de overeenkomst voor Virtual Impulse handelen. Wettelijke regels over eigen schuld en schadebeperking blijven onverlet.
De afgesproken looptijd geldt. Een doorlopende opdracht voor onbepaalde tijd kan door iedere partij met een termijn van 14 dagen in tekstvorm worden opgezegd. Afgebakende opdrachten eindigen bij voltooiing, tenzij zij eerder worden beëindigd op grond van de overeenkomst of het toepasselijke recht.
Beëindiging wegens een belangrijke reden en andere wettelijke opzeggings- en beëindigingsrechten, waaronder §§ 627 en 648 BGB waar van toepassing, blijven onverlet.
De vergoeding, afgesproken niet-annuleerbare kosten van derden en eventuele terugbetalingen na beëindiging worden bepaald volgens de overeenkomst en het toepasselijke recht, inclusief verplichte aftrek van bespaarde kosten of andere inkomsten. Er bestaat geen automatisch recht op het volledige resterende projectbedrag.
Bepalingen over vertrouwelijkheid, ontstane betalingsaanspraken, gebruiksrechten, gegevensbescherming en aansprakelijkheid blijven gelden voor zover hun doel dat vereist.
Duits recht is van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag. Dwingende bepalingen die ongeacht deze rechtskeuze gelden, blijven onverlet. De bevoegde rechter wordt bepaald volgens de toepasselijke wettelijke regels, tenzij een geldige afzonderlijke forumkeuze wordt overeengekomen.
De offerte of projectovereenkomst vermeldt welke taalversie van deze Voorwaarden leidend is. Als dit niet is vastgelegd, is de verstrekte en overeengekomen versie in de taal van de aanvaarde offerte leidend. Andere versies dienen ter verduidelijking.
Als een bepaling ongeldig is of geen onderdeel van de overeenkomst wordt, gelden de wettelijke gevolgen, waaronder § 306 BGB. Een ongeldige bepaling wordt niet automatisch vervangen door de meest vergaande nog toegestane beperking.
